Nous avons créé un outil de gestion et de capitalisation des procédés pour un de nos clients, acteur du secteur de l’aéronautique. L’application permet d’avoir des procédés de fabrication à jour en centralisant à un seul et même endroit l’ensemble des process. L’outil favorise également la capitalisation des connaissances, les utilisateurs partagent leur savoir entre eux par le biais de la rédaction de procédés.
Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles dans l’application (administrateur, validateur, éditeur et lecteur). Ainsi, les droits d’accès sont gérés par les administrateurs depuis l’espace administration. Ils ont donc la possibilité de définir les rôles de chaque utilisateur et de déterminer à quels dossiers ils auront accès. De plus, une routine de capitalisation permet de créer ou de modifier plusieurs articles en simultané via un parcours prédéfini.
Grâce à un outil de traitement de texte directement intégré dans l’application, il est simple et rapide de créer et de modifier des articles. Deux modes de visualisation sont disponibles, lecture ou édition et un système d’annotations en couleur permet de laisser des commentaires. Par ailleurs, l’historique offre la possibilité de visualiser toutes les versions de l’article et les modifications qui ont été réalisées.
A chaque fois qu’une modification est apportée sur un article, les éditeurs doivent adresser une demande de validation. Une notification est ensuite envoyée au validateur avec les dernières modifications réalisées, qu’il a le choix de valider ou de refuser.
Il est possible de modifier l’affectation d’un article dans le mode édition. Par exemple lorsqu’un procédé de fabrication change, cette modification apparaitra automatiquement dans tous les dossiers concernés. Ce système permet donc un gain de temps considérable et des process toujours à jour.
Les fonctionnalités de l'outil de gestion et de capitalisation des procédés :
- Droits d’accès différents en fonction des rôles des utilisateurs
- Espace administration avec un système de gestion des droits d’accès
- Routine de capitalisation
- Outil de traitement de texte pour l’édition d’articles
- Deux modes de visualisation des articles
- Système d’annotations en couleur pour commenter les articles
- Historique de toutes les versions de l’article et des modifications effectuées
- Option blocage d’édition afin que plusieurs rédacteurs ne puissent pas apporter des modifications sur un article en même temps
- Mécanique de validation des modifications
- Système d’affectation des articles
- Marqueurs précisant l’état de l’article (à jour, à modifier, en cours de modification, à valider)
- Moteur de recherche offrant la possibilité de retrouver des articles
- Tableaux de bord personnel
- Tableaux de bord administration
- Annuaire utilisateurs
Afin d’accompagner au mieux les collaborateurs dans l’utilisation de l’application et de faciliter sa prise en main, notre équipe a rédigé un guide utilisateur. L’outil est évolutif, de nouvelles fonctionnalités pourront être ajoutées dans le futur.
